Ketterät käytännöt eivät ole vain ohjelmistokehitystiimeille, jotka juoksevat koodaamaan, testaamaan ja julkaisemaan sovelluksia. Ketterät menetelmät, mukaan lukien scrum ja Kanban, ovat nykyään käytössä useissa liike-, datatiede- ja teknologiatiimeissä, mukaan lukien IT-toiminnot.
Vaikka ketteriä menetelmiä voidaan soveltaa menestyksekkäästi IT-toimintaan, toimintaryhmien peruskirjassa, prioriteeteissa ja kulttuurissa on huomionarvoisia eroja. Näiden erojen ymmärtäminen ja sitten strategisten prioriteettien määritteleminen rakentavat, kuinka itseorganisoituvat IT-operatiiviset ryhmät voivat toteuttaa aloitteitaan ja olla parempia jäseniä muille monialaisille ketterille ryhmille.
Tässä on kolme harkittavaa vaihetta.
Määritä IT-toiminnan tehtävä ja peruskirja uudelleen
IT-operatiivisen ryhmän jäsenet pitävät ensisijaista tehtäväänsä pitämään valot päällä tuotanto-, osasto- ja kehitysverkoissa, järjestelmissä, sovelluksissa ja tietokannoissa. Monet seuraavat ITIL (Information Technology Infrastructure Library) -prosesseja tapahtumien, ongelmien ja muutosten hallintaan ja käyttävät lippujärjestelmiä, kuten Cherwell, Jira Service Desk ja ServiceNow, niiden seuraamiseen. Kun työntekijät ja muut loppukäyttäjät tarvitsevat apua tai heillä on erilaiset järjestelmävaatimukset, myös IT-toiminnot tukeutuvat näihin järjestelmiin pyyntöjen kaappaamiseksi ja heidän työnkulunsa tukemiseksi.
Tietohallintojohtajalla on todennäköisesti yksi tai useampia strategisia etenemissuunnitelmia, jotka luottavat voimakkaasti IT-operatiivisiin ryhmiin. Tietohallintojohtajilla on todennäköisesti sekoitus mobiili-, digitaalimuunnos-, pilvi- ja datastrategioita, joissa IT-toiminnoilla voi olla sekä ensisijainen että tukeva rooli. Prioriteetteja voivat olla pilvipalvelujen siirrot, infrastruktuuriprojektit, suuret yritysjärjestelmien päivitykset, uudet SaaS-työkalujen tukimallit, vaatimustenmukaisuuden tarkastukset, uusien yhteistyö- ja työnkulkutyökalujen asentaminen, ERP-päivitykset ja toimiston siirrot.
Kysymys kuuluu, miten IT-toiminta hallitsee näihin aloitteisiin liittyvän työn? Ketterät menetelmät sopivat ihanteellisesti monille niistä, varsinkin kun on olemassa huonosti määriteltyjä ennakkovaatimuksia, teknisiä tuntemattomia tai ristiriitaisia prioriteetteja.
Mutta koska monet tietotekniikkatoiminnot pitävät ketteriä käytäntöjä kehitysmenetelminä, se vaatii jonkin verran valmennusta ja keskustelua heidän tärkeämmästä tehtävästään, vastuualueistaan ja tavoista hallita työtä.
Erityisesti monet IT-toiminnoissa ovat tottuneempia projektipäälliköiden tehtävien ohjaamiseen. Heillä ei ole ollut mahdollisuutta täsmentää ratkaisujen suunnittelua ja toteuttamista, työn järjestämistä ja riskien vähentämistä tekniikan tuntemattomuuden takia. Ketterät menetelmät korjaavat nämä ylhäältä alas suuntautuvan projektinhallinnan puutteet. He vaativat insinöörejä astumaan ketteriin rooleihin, osallistumaan seremonioihin ja käyttämään ketteriä työkaluja uuden työskentelytavan ymmärtämiseen.
Määritä uudelleen ketterät menetelmät IT-toiminnoille
Ketterät johtajat eivät voi soveltaa vain out-of-the-box -hakemusta tai Kanbania IT-operaatioryhmiin. Useita merkittäviä eroja kulttuurissa ja toimintamallissa on otettava huomioon. Tässä on muutama vaihe tarkistettavaksi ryhmänä:
- Määritä ketterät roolit uudelleen. Useimmissa IT-toiminnoissa ei ole omistajia aloitteisiin. Parhaimmillaan heillä voi olla projektin sponsoreita ja analyytikkoja, jotka kirjoittavat vaatimukset. Se edellyttää todennäköisesti jonkin verran koulutusta ja valmennusta, jotta ihmiset voivat ottaa vastuun tuotteen omistajuudesta. Tärkeintä on, että heidän on määriteltävä, keitä asiakkaat ovat heidän aloitteilleen, ja etsittävä työnsä priorisointi asiakkaiden tarpeiden ja arvojen perusteella.
- Kirjoita tarinoita ja hyväksymiskriteerejä. Järjestelmien parissa työskentelevät insinöörit eivät ole tottuneet kirjoittamaan vaatimuksia käyttäjäkertomuksiksi ja määrittämään hyväksymiskriteerejä. Monet insinöörit aloittavat toteutuksen ymmärtämällä yleistavoitteen ja työskentelevät sitten tekniikan kanssa selvittääkseen toiminnalliset ja optimaaliset ratkaisut. Silti on syytä lisätä kirjoitusvaatimusten kurinalaisuus, koska se auttaa kehittämään yhteistä ymmärrystä tavoitteista asiakkaan tai loppukäyttäjän näkökulmasta ja määrittelemään sitten toimimattomien vaatimusten hyväksymiskriteerit.
- Määritä prioriteetit. Tietotekniikkatoimintojen on vaihdettava aika reagoida tapahtumiin ja vastata pyyntöihin sekä sitoumuksistaan ketteriin aloitteisiin. Kehittäjien työ on pääosin mukautettu ketteriin tiimeihinsä ja sitoumuksiinsa, mutta tietotekniikkatoimintojen on vastattava toiminnan painopisteisiin, ennen kuin käsitellään heidän ketteriä viivästyksiä. Monet IT-operaatioryhmät kamppailevat siitä, miten prioriteetit ilmaistaan, mitä sitoutuminen tarkoittaa, kun prioriteettitapahtumat voivat häiritä heitä, kuinka arvioida ketterät käyttäjätarinat ja miten mitata heidän kapasiteettiaan.
- Valitse sopivat ketterät menetelmät. IT-toiminnoissa priorisoidut työtyypit sopivat yhteen joidenkin menetelmien kanssa paremmin kuin toiset. Jotkut pienempien aloitteiden parissa työskentelevät tiimit voivat hyötyä Kanbanin käytöstä; toiset, jotka työskentelevät pidempien aloitteiden parissa, joilla on monimutkaiset vaatimukset, saattavat paremmin sopia scrumiin. Suurempien organisaatioiden tulisi harkita ainakin näiden kahden menetelmän tukemista.
- Ymmärrä roolit. IT-toiminnalla on erilaiset vastuut ketterissä aloitteissa. Ne ovat todennäköisesti infrastruktuurin, pilvipalvelujen siirron ja turvallisuusaloitteiden vetureita, ja heillä on määritelty roolit ja vastuut ketterien joukkueiden valvonnassa. Toisissa, kuten devops, automaatio tai tiedonhallinta-aloitteet, ne eivät todennäköisesti ole kuljettajia ja osallistuvat ketterään tiimin jäseneksi. Molemmat skenaariot vaativat insinöörien sitoutumisen määrittelemistä vastuunsa puolesta tiimille ja ohjelmalle.
Integroi ketterä käyttötyökaluihin
IT-operatiiviset ryhmät käyttävät jo järjestelmiä onnettomuuksien ja pyyntöjen hallintaan, muita alustoja seurantajärjestelmiin ja muita työkaluja tiimin yhteistyön edistämiseksi. Mutta ITSM (IT Service Management) -työkalut eivät sovellu monen viikon aloitteiden seuraamiseen, ja monimutkaisten projektien hallinta Gantt-kaavioilla tai -taulukoilla lisää projektiriskejä. Jos toimintaryhmät aikovat ottaa käyttöön ketterät menetelmät, he tarvitsevat oikean työkalun tähän toimintatapaan.
Mutta uuden ketterän projektinhallintatyökalun lisäämisen tietotekniikkatoiminnoissa on otettava huomioon työnkulku ja tietojen integrointi prosessiensa ja järjestelmien välillä.
On parasta ottaa huomioon vaikutukset yhden insinöörin näkökulmasta. He saattavat käyttää PowWow Mobilea palvelunhallintaan, Jiraa ketteriin aloitteisiin, Slackia yhteistyöhön ja BigPandaa AIopsille. Se lisää yleiskustannuksia napsauttamalla useita työkaluja, jotta tiedät työn painopisteet, kuinka tallentaa keskeneräisen työn tilanne ja missä jakaa tietoja kollegoiden kanssa. Se voi myös aiheuttaa sekaannusta sidosryhmille, kun insinööri sitoutuu suorittamaan työn ketterien joukkueiden kanssa, mutta hänet poistetaan tehtävästä vastaamaan ensisijaiseen tapaukseen.
IT-operatiivisten ryhmien on pohdittava, kuinka työnkulku ja data muodostavat yhteyden näiden työkalujen välillä, ja varmistettava, että prosessi on suljettu. Esimerkiksi tapahtuma voi alkaa palvelupisteessä, korjaustoimenpiteiden toteuttaa IT-operaatioiden ketterä tiimi ja vaatii sitten vahvistuksen valvontatyökalujen avulla. Kolmen tai useamman tekniikan seuraaminen päästä päähän lisää vaivaa, ja integraatio parantaa tietojen laatua.
Nämä asiat ovat vasta lähtökohta. On olennaista, että IT-operatiiviset ryhmät käyttävät ketteriä jälkikäteen keskustellakseen siitä, mikä toimii, mitä on muutettava ja miten kehittää menetelmiä.
